Entscheid Projektabbruch treffen
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Mit dem Entscheid Projektabbruch wird die vorzeitige Beendigung eines Projektes beschlossen, noch bevor die gesetzten Ziele erreicht worden sind. Die Projektorganisation wird aufgelöst und das Projekt geordnet beendet.
Ein Projektabbruch ist ein nicht geplanter Schritt, der höchstens dann als mögliche Handlung vorgesehen werden kann, wenn z. B. ein Pilotprojekt, ein Forschungsprojekt oder ein Projekt unter erschwerten kritischen Bedingungen angegangen wird. Der meist unpopuläre Schritt liegt vollumfänglich in der Kompetenz und Verantwortung des Auftraggebers. Der Abbruch soll möglichst reibungslos und ohne „Kollateralschäden“ erfolgen; die Auflösung der Projektorganisation wird analog einem Projektabschluss durchgeführt und die Projektbeteiligten werden offiziell aus den Projektverantwortlichkeiten entlassen.
Die Dokumentenablage wird bereinigt und die vorhandene Projektdokumentation an die Stammorganisation übergeben. Die Projektabbruchgründe werden zusammengetragen und dokumentiert. Offene relevante Pendenzen gehen an die zuständigen Personen in der Stammorganisation, allfällige rechtliche Aspekte aus nicht erfüllten Verträgen an die Rechtsabteilung der Stammorganisation.
Ein Projektabbruch ist nur im Rahmen der Lösungsentstehung möglich, also nach dem Entscheid Durchführungsfreigabe und vor dem Entscheid Phasenfreigabe Abschluss. Er stellt einen vorzeitigen, nicht geplanten, evtl. abrupten Projektabschluss mit dem Meilenstein Projektabschluss dar und wird durch den Auftraggeber getroffen. Eine Beendigung des Projekts während der Phase Initialisierung stellt dagegen keinen eigentlichen Projektabbruch dar, weil die ausbleibende Freigabe der Durchführung zu den im Voraus einkalkulierten möglichen Schritten der Initialisierung zählt.
Es ist darauf zu achten, dass die bereits erbrachte Wertschöpfung erhalten werden kann und so der projektabbruchbedingte Schaden begrenzt bleibt. Da die Aufgabe Projektabschluss vorbereiten im Falle eines Projektabbruchs nicht durchgeführt werden kann, müssen zusätzlich vor dem Entscheid die Projekterfahrungen und die Projektschlussbeurteilung samt Abbruchhinweis erarbeitet werden. Die Projektschlussbeurteilung der Projektleitung wird durch die Projektsteuerung geprüft und genehmigt bzw. zurückgewiesen.
Grundlagen
- Projektmanagementplan
- Projekterfahrungen
Aktivitäten
- Checkliste Projektabbruch mit weiteren Kriterien ergänzen.
- Dokumentenablage bereinigen; bereits entstandene Wertschöpfung, wenn möglich, sichern.
- Laufende Arbeiten daraufhin prüfen, ob sie sofort abgebrochen oder besser bis zum fertigen Ergebnis fortgesetzt werden.
- Sicherstellen, dass die Abschlussarbeiten vollständig erfolgt sind; entsprechende Prüfungen durchführen bzw. beauftragen.
- Nicht benötigte Ressourcen an die Stammorganisation zurückgeben; Zugriffsberechtigungen aufheben.
- Aufwanderfassungssysteme, Projektbuchhaltung und Reporting abschliessen.
- Offene Pendenzen an verantwortliche Personen in der Stammorganisation übergeben.
- Entscheidung den Controlling- und Vorgabestellen sowie dem Projektteam kommunizieren; Vorhaben im Portfolio löschen lassen.
- Schlusssitzung des Projektausschusses durchführen.
- Formellen Entscheid Projektabbruch treffen; Projektorganisation auflösen; Betroffene informieren.
- Projekterfahrungen um die Erfahrung des Projektabbruchs ergänzen und an relevante Stellen weiterleiten.
- Rechtliche Aspekte in einem separaten Auftrag an die Rechtsabteilung der Stammorganisation weiterleiten oder Juristen direkt beiziehen.
Ergebnisse
- Checkliste Projektabbruch
- Projektschlussbeurteilung
- Liste Projektentscheide Steuerung
- Projekterfahrungen
- Meilenstein Projektabschluss