Leistungen vereinbaren und steuern (Beschreibung)
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Teil 1 von 2 — siehe auch Vorgehen und Ergebnisse.
Mit der Leistungsvereinbarung entsteht eine klar geregelte Beziehung zwischen dem Projekt und den (internen oder externen) Dienstleistungserbringern einerseits und zwischen der Projekt- und der Stammorganisation anderseits. Abweichungen während der Leistungserbringung werden identifiziert und behandelt.
Abgrenzungen:
- Wird im Rahmen der Initialisierungsphase festgestellt, dass das ganze Vorhaben lediglich eine Beschaffung darstellt und sonst keine Projektaktivitäten mehr anfallen, geht die Beschaffung direkt an den Einkauf der Stammorganisation über und das Vorhaben wird beendet. HERMES unterstützt keine blosse Beschaffung.
- Umfassende Beschaffung mittels offener oder selektiver Verfahren und öffentlicher Publikation (z. B. eine öffentliche Ausschreibung) werden im Fall von Produkt- oder Systemadaption mit dem Modul Beschaffung durchgeführt, ansonsten ausserhalb der Projektorganisation direkt durch den Einkauf der Stammorganisation.
- Eine Vereinbarung über den Bezug von betriebs- und wartungsspezifischen Dienstleistungen während der Nutzungsphase des Systems zwischen dem Anwender und dem künftigen Betreiber des Systems, das Service Level Agreement (SLA), wird im Modul IT-Betrieb erarbeitet.
Grundidee
Das Projekt bezieht verschiedene organisationsinterne und -externe Leistungen, die vereinbart und gesteuert werden müssen. Leistungen, die vom Projekt bezogen werden, sind z. B. Mitarbeiterleistungen (Personalressourcen), Räume, IT-Mittel, Ausbildung usw.
Der Bedarf an Leistungen wird identifiziert und analysiert und ggf. eine Marktuntersuchung durchgeführt. Hierbei werden folgende Fragen geklärt wie:
- Rechtfertigt sich eine Ausschreibung, wie ist der konkrete Handlungsbedarf?
- Welche Ressourcen sollen beschafft werden, in welcher Anzahl und bei Personalressourcen z. B. mit welcher fachlichen Ausrichtung?
- Wie gestaltet sich die derzeitige Marktsituation, wie ist das allgemeine Angebot?
- In welchem Markt bewegt man sich?
- Mit wie vielen Anbietenden ist zu rechnen?
- Welche Anbieter und Lieferanten kommen in Frage?
- Bestehen bereits Verträge und wie lange ist deren Laufzeit?
- Welche sind die Anforderungen an die Anbieter?
- Wann und für welche Einsatzdauer soll beschafft werden?
- Ist die Finanzierung gewährleistet (Projektbudget)?
Darauf basierend werden Angebote eingeholt und Vereinbarungen abgeschlossen.
Wird allerdings im Rahmen der Bedarfs- und Marktanalyse festgestellt, dass eine umfassende Beschaffung mittels offener oder selektiver Verfahren und öffentlicher Publikation notwendig ist, wird die Ressourcenbeschaffung mit dem Modul Beschaffung durchgeführt.
Die Leistungen werden periodisch auf Übereinstimmung mit der Planung und den Vereinbarungen hin überprüft.