Reporting (Erfüllung der Governance-Anforderungen, Teil 2)
HERMES-Manual › Governance › Reporting (Erfüllung der Governance-Anforderungen, Teil 2)
Teil 3 von 3 — vorheriger Teil: Teil 1
Zusammenarbeit von Projektorganisation und Stammorganisation
HERMES unterstützt die Integration der Projekte in das Portfoliomanagement. Die Phasen und Meilensteine (mit Quality Gates) unterstützen die Zusammenarbeit, z. B. hinsichtlich klarer Schnittstellen. Das Rollenmodell schafft eine klare Beziehung zwischen der Projektorganisation und der Stammorganisation mit ihren Controlling- und Vorgabestellen. Mehrere Aufgaben unterstützen zudem die Zusammenarbeit, beispielsweise die Entscheidungsaufgaben zu Projektinitialisierungsfreigabe, Durchführungsfreigabe, Phasenfreigabe, Releasefreigabe und Projektabschluss, die Aufgabe Leistungen vereinbaren und steuern sowie die Aufgaben Entscheid Lösungsarchitektur treffen und Entscheid ISDS-Konzept treffen.
Abstimmung der gesetzten Ziele mit Vorgaben der Stammorganisation
Vor der Durchführungsfreigabe am Ende der Phase Initialisierung sowie bei der jeweiligen Phasen- bzw. Releasefreigabe werden die Ziele im Rahmen der jeweiligen Entscheidungsaufgaben mit der Strategie und den Zielen der Stammorganisation abgestimmt.
Transparenz in der Projektkommunikation
Mit der Aufgabe Stakeholder managen und informieren wird die zielgruppenorientierte Kommunikationsplanung erarbeitet. Das Reporting stellt die projektinterne Kommunikation zwischen Projektleitung und Auftraggeber sowie eine realistische und zeitnahe Gesamtbetrachtung und -bewertung gegenüber der Stammorganisation sicher.
Nachvollziehbarkeit des Projektverlaufs
Die im Projektverlauf anfallenden Ergebnisse dokumentieren den Projektverlauf. Mit dem periodischen Reporting – Projektstatusbericht und Phasenbericht – wird der Projektablauf dokumentiert: Projektentscheide werden festgehalten und Sitzungen protokolliert, Projekterfahrungen laufend festgehalten, in der Projektschlussbeurteilung Plan- und Ist-Werte verglichen und wesentliche Erkenntnisse festgehalten, der Projektmanagementplan laufend nachgeführt, Beschaffungen mit einem Evaluationsbericht dokumentiert und Änderungen in der Änderungsstatusliste geführt.
Angemessener Umgang mit Risiken
Der Projektstatusbericht enthält die aktuelle Risikobeurteilung und informiert die Empfänger über die Beurteilung des Projektleiters. Mit der Aufgabe Risiken managen wird das Risikomanagement kontinuierlich geführt. Auf Hierarchieebene Projektsteuerung unterstützt die Rolle des Qualitäts- und Risikomanagers den Auftraggeber mit einer unabhängigen Beurteilung des Projekts. Werden am Ende einer Phase oder eines Release die Risiken als nicht tragbar beurteilt, muss über das weitere Vorgehen befunden und das Projekt eventuell abgebrochen werden. Module und Szenarien unterstützen zudem alle Projektbeteiligten und die Stammorganisation im gemeinsamen Verständnis, wie ein Projekt einer spezifischen Charakteristik abgewickelt wird, wodurch Missverständnisse vermieden und die Projektrisiken insgesamt gesenkt werden können.
Effizienter und nachhaltiger Ressourceneinsatz
Module und Szenarien ermöglichen eine effiziente Planung. Am Ende der Phase Initialisierung wird geprüft, ob es sinnvoll ist, mittels Durchführungsauftrag das Projekt fortzusetzen; mögliche Gründe dagegen sind fehlende Wirtschaftlichkeit, zu hohe Risiken, fehlende Realisierbarkeit oder fehlende Übereinstimmung mit den Zielen und Strategien der Organisation. Auch am Ende der Phasen bzw. der Releases wird geprüft, ob eine Weiterführung sinnvoll ist; mögliche Abbruchgründe sind z. B. zu hohe Risiken, ausbleibender Nutzen oder ausufernde Kosten. Wie Projekte nachhaltig durchgeführt bzw. wie nachhaltige Ergebnisse erzielt und welche Kriterien zur Beurteilung der Nachhaltigkeit herangezogen werden, beschreibt der Hinweis zur Nachhaltigkeit.