Projekt-Governance (Governance-Grundlagen)
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Teil 1 von 2 — Fortsetzung: Selbstbestimmung und Portfolio-Integration
Unter Governance wird allgemein die „verantwortungsvolle Unternehmungsführung und -kontrolle" verstanden. Sie muss insbesondere durch das Management der Stammorganisation umgesetzt werden. Die Projekt-Governance ist ein Teil der Unternehmens-Governance. Kennzeichen guter Projekt-Governance stellen dabei Anforderungen an die Projektsteuerung und Projektführung dar, namentlich:
- Effektive und funktionsfähige Projektplanung, -steuerung und -führung
- Konstruktive Zusammenarbeit von Projektorganisation und Stammorganisation
- Berücksichtigung der Stakeholderinteressen
- Abstimmung der gesetzten Ziele mit Vorgaben der Stammorganisation
- Solide Basis für richtige, effiziente und transparente Entscheidungen
- Institutionalisierter und zeitgerechter Informationsfluss, Transparenz in der Projektkommunikation
- Nachvollziehbarkeit der Projektdurchführung und etwaiger Zieländerungen
- Angemessener Umgang mit Risiken
- Funktionale und adäquate Projektorganisation und Projektinfrastruktur
- Effizienter und nachhaltiger Ressourceneinsatz
HERMES-Projektmanagement ist darauf ausgerichtet, eine gute Projekt-Governance zu gewährleisten.
Umsetzung von bedeutenden Veränderungen
Bei der durch HERMES-Projektmanagement unterstützten Umsetzung der Unternehmensplanung werden mittels Projekten bedeutende Veränderungen realisiert. Während der Phase Initialisierung werden die Skizzen der Unternehmensplanung vertieft. Am Ende der Phase wird ein Durchführungsauftrag erarbeitet, damit der Auftraggeber in Abstimmung mit der Stammorganisation entscheiden kann, ob die Projektfortsetzung freigegeben und wie die Lösungsentstehung angegangen wird.
Die Stammorganisation ernennt und besetzt die entscheidenden Rollen des Projekts aus ihren eigenen Reihen bzw. aus der Partnergruppe Anwender: zuerst den Auftraggeber, und durch diesen den Projektleiter und den Anwendervertreter. Die Leitung sowie die Controlling- und Vorgabestellen werden über Entscheidungsaufgaben und das Reporting in das Projekt eingebunden. Der Auftraggeber sorgt für die ständige Kommunikation zwischen Stamm- und Projektorganisation, der Projektleiter für die Identifizierung und gegebenenfalls die Gewinnung der Stakeholder sowie deren Information, und der Anwendervertreter für deren Einbindung in die Projektdurchführung. Im Rahmen des Projekts ist der Auftraggeber die oberste Entscheidungsinstanz.
Die Nutzung des erstellten Produkts oder der Dienstleistung beginnt mit der Aktivierung des Produkts und der Organisation, die Nutzung eines erstellten Systems mit der Aktivierung des Betriebs und die Nutzung der erstellten Organisation mit deren Aktivierung. Die Voraussetzungen für die nachhaltige Nutzung werden im Projekt geschaffen. Das Projekt wird abgeschlossen, wenn der Betrieb stabil erfolgt, die Lösung abgenommen und alle notwendigen Schlussaufgaben erledigt sind. Beim Übergang von der Projekt- zur Anwendungsorganisation wird sichergestellt, dass die für die Nutzung benötigten Rollen, oft der Anwendervertreter und der Betriebsverantwortliche, besetzt sind. Das Projekt wandelt sich zur Anwendung; führt die Stammorganisation für Projekte und Anwendungen dasselbe Portfolio, ändert lediglich der Status von Projekt zu Anwendung, wobei sich beide im Portfolio überlappen können, insbesondere bei agiler Lösungsentstehung. Die Leitung des Anwenders und die des Erstellers bzw. Betreibers bleiben auch während der Nutzung in Verbindung. Die Erfolgskontrolle, ob die ursprünglich gesetzten Ziele letztlich erreicht wurden, geschieht während der Nutzung.
Nachvollziehbarkeit der gewählten Vorgehensweise
Zur verantwortungsvollen Projektdurchführung gehört auch die Wahl der geeigneten Vorgehensweise. Die Entscheidung, ob ein Projekt klassisch oder agil angegangen wird, muss auf Projektebene erfolgen, da jedes Vorhaben individuelle Charakteristiken aufweist. Dies gilt auch für Projekte innerhalb eines Programms; selbst mehrere parallel abgewickelte IT-Projekte können unterschiedliche Rahmenbedingungen haben, die unterschiedliche Vorgehensweisen erfordern.
Für die Wahl der Vorgehensweise können verschiedene Methoden und Techniken verwendet werden. Die Anforderungen von Controlling- und Vorgabestellen müssen erfüllt werden, und die Wahl der Vorgehensweise muss nachvollziehbar sein.