Projekt-Governance (Selbstbestimmung und Portfolio-Integration)
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Teil 2 von 2 — Teil 1: Governance-Grundlagen
Selbstbestimmung der Anwender über das Projekt
Manchenorts hat es sich eingebürgert, dass die Dienstleistungserbringer bzw. die Partnergruppen Ersteller oder Betreiber das Projektgeschehen massgeblich beeinflussen, teilweise nahezu dominieren. Dies widerspricht dem Rollen- und Partnerverständnis von HERMES; ausserdem können die Anwender so ihre Verantwortung im Projekt nicht vollumfänglich wahrnehmen und ihre Interessen nicht wahren.
Die Stammorganisation bzw. die Partnergruppe Anwender stellt als Inhaberin des Projekts und Nutzerin der Lösung die finanziellen Ressourcen für das Projekt zur Verfügung. Dies gibt ihr das Recht, frei und ohne Einschränkung anderer Partnergruppen über die Projektstruktur, die angewandte Managementmethode und die Vorgehensweise zu entscheiden und die minimal zu besetzenden Rollen zwingend mit eigenen oder von ihr engagierten Personen zu besetzen. Sie muss von diesem Recht aber auch konsequent Gebrauch machen – dies gehört zu ihrer Pflicht.
In Bezug auf die Selbstbestimmung der Anwender über das Projekt sind folgende Projektrollen besonders relevant:
- Der Auftraggeber legt den Rahmen für die Projektinitialisierung und die Lösungsentstehung fest, bestimmt die Rollenbesetzung insbesondere der Partnergruppe Anwender, entscheidet über die Art des Entwicklungsvorgehens und setzt die Interessen seiner Stammorganisation durch.
- Der Projektleiter bereitet die Entscheide der Steuerung vor, wahrt die Interessen der Stammorganisation, führt die Rollen aller Partnergruppen, setzt das gewählte Vorgehen durch und sichert das Reporting.
- Der Anwendervertreter bereitet die Entscheide der Steuerung und der Führung vor, bewertet Varianten im Interesse der Stammorganisation und unterstützt den Projektleiter bei der Wahrung der Interessen der Stammorganisation und beim Reporting.
In der Stammorganisation sind insbesondere die Controlling- und Vorgabestellen (Beurteilung der Einhaltung der Vorgaben zur Vorgehensweise im Durchführungsauftrag) sowie die Leitung (Prüfung, ob die Vorgaben und Ziele der Stammorganisation in Bezug auf das Projekt erfüllt sind) mit der Selbstbestimmung der Anwender konfrontiert.
Integration in das Portfolio
Das Portfolio ist in der Stammorganisation meist entweder im Kompetenzzentrum Projektmanagement oder bei den Controlling- und Vorgabestellen angesiedelt; die Verantwortung dafür obliegt in der Regel jedoch der Leitung. Ein Portfolio bündelt dabei mehrere Projekte, die sich gleichzeitig in unterschiedlichen Phasen befinden können – klassisch abgewickelte Projekte durchlaufen dabei die Phasen Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung und Abschluss, agil abgewickelte Projekte die Phasen Initialisierung, Umsetzung und Abschluss.
Die Governance-Anforderung eines effizienten und nachhaltigen Ressourceneinsatzes bedingt, dass beurteilt wird, ob ein Projekt gestartet und seine Durchführung später freigegeben werden soll. Eine Aufgabe der Stammorganisation ist es, die Gesamtheit ihrer Projekte übergeordnet zu steuern und zu kontrollieren. Dies erfolgt mit dem Projektportfoliomanagement: Es umfasst die übergeordnete Priorisierung und Koordination der Projekte, die Ressourcenzuweisung zu Projekten sowie die Entscheide darüber, welche Projekte initialisiert, umgesetzt, angehalten und beendet werden. Aus Unternehmenssicht werden mit Vorteil Projektportfolio und Anwendungsportfolio in einem übergeordneten Produktportfolio zusammengeführt.
HERMES unterstützt die Integration der Projekte – sowie der Anwendungen – in das Portfoliomanagement unter anderem mit dem Phasenmodell (übereinstimmende Projektstruktur), mit den Phasen und den Releases sowie mit Meilensteinen und mit dem Reporting.