Reporting (Grundlagen)
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Teil 1 von 3 — weiter mit: Erfüllung der Governance-Anforderungen, Teil 1
Die Forderung der Projekt-Governance nach einer transparenten Kommunikation bedingt ein Reporting. Das Reporting unterstützt ebenfalls die Anforderung der Projekt-Governance an die Nachvollziehbarkeit des Projektverlaufs. Es erfolgt periodisch entlang den Phasen gemäss den Vorgaben der Stammorganisation.
Mit dem Reporting wird der Informationsfluss in der Projektorganisation und gegenüber der Stammorganisation formell geregelt. Das zeitnahe Reporting ist eine Voraussetzung dafür, dass die verantwortlichen Stellen in der Projekt- und der Stammorganisation ihre Aufgaben verantwortungsvoll ausführen können. Die damit erzielte Transparenz ist nicht nur für die Stammorganisation und den Auftraggeber, sondern auch für den Projektleiter von Nutzen, da sie die Qualität der Projektdurchführung dokumentiert.
Beim Reporting fallen folgende Ergebnisse an:
- Projektstatusbericht Wird periodisch ab Projektbeginn bis Projektabschluss erstellt. In von der Stammorganisation definierten Zeitperioden informiert die Projektleitung damit den Auftraggeber und die Stammorganisation über den Projektstand (Vergleich Plan/Ist) und den voraussichtlichen weiteren Verlauf (Prognose).
- Phasenbericht Am Ende der Phasen Konzept, Realisierung, Einführung und Umsetzung werden die Ergebnisse der Phase und die Planung des weiteren Projektverlaufs für den Auftraggeber so aufbereitet, dass er den Entscheid zum weiteren Projektvorgehen (in der Regel zur Phasenfreigabe) treffen kann.
- Releasebericht (agil) Während der Phase Umsetzung werden am Ende jedes Release die Ergebnisse für den Auftraggeber so aufbereitet, dass er über den Releaseerfolg sowie den Fortschritt und die gesamte Entwicklung informiert ist. Wurde in der Initialisierungsphase festgelegt, dass der Entscheid Releasefreigabe jeweils getroffen werden muss, dient der Releasebericht der Entscheidungsfindung.
- Projektschlussbeurteilung Am Ende der Phase Abschluss erarbeitet. Sie dient der kontinuierlichen Verbesserung in der Stammorganisation aufgrund der gemachten Erfahrungen.
Das Reporting bleibt innerhalb der Projektorganisation und gegenüber der Stammorganisation strukturell einheitlich, unabhängig davon, welches Entwicklungsvorgehen gewählt wird: Sowohl beim klassischen als auch beim agilen Projektmanagement fliessen die Berichte von der Ausführungsebene (mit der Lösungsarchitektur als zentralem Bezugspunkt) über die Führung zur Steuerung und weiter an die Stammorganisation. Beim klassischen Vorgehen sind dies entlang der Phasen Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung und Abschluss der Durchführungsauftrag, die Phasenberichte, die Projektstatusberichte und abschliessend die Projektschlussbeurteilung. Beim agilen Vorgehen treten an die Stelle der Phasenberichte während der Umsetzung die Releaseberichte der einzelnen Releases, während Durchführungsauftrag, Projektstatusberichte und Projektschlussbeurteilung gleich bleiben. Dadurch bleibt die Governance im Reportingbereich bei beiden Entwicklungsvorgehen gewahrt.
Ergänzend zum Reporting werden definierte fachliche Ergebnisse den Controlling- und Vorgabestellen zur Prüfung zugestellt (Beispiel: Lösungsarchitektur).